Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Zeit Ihr Team mit der manuellen Dateneingabe verbringt?
Ob manuelle Datenerfassung von Kundenaufträgen oder manuelles Eingeben von vielfältigen Kundeninformationen, diese Arbeiten können sich schnell zu einer erheblichen Belastung summieren.
Denn alle diese manuellen Tätigkeiten nehmen viel Zeit in Anspruch. Zeit, die Sie besser damit verbringen könnten, Ihren Kunden einen herausragenden Service zu bieten oder Wege zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens zu finden.
In Ihrem Betrieb lauern versteckte Kosten, die Ihre Gewinne schmälern und die Produktivität verringern. Im Folgenden erfahren Sie, wie manuelle Dateneingabe Ihr Geschäft belastet und Sie mehr kostet, als Sie vielleicht denken.
Was ist manuelle Dateneingabe?
Bei der manuellen Dateneingabe handelt es sich um die händische Eingabe von Daten in ein Computersystem. Das kann von der Eingabe von Kundeninformationen bis hin zur Übertragung von Daten von einem Tabellenblatt auf ein anderes reichen.
Auf den ersten Blick mag das kein großes Problem sein, aber die manuelle Dateneingabe hat durchaus ihren Preis. Studien zufolge geben über 40 % der Arbeitnehmer an, dass mindestens ein Viertel ihrer Arbeit aus Dateneingabe und wiederholbaren, automatisierbaren Aufgaben besteht.
Die manuelle Datenerfassung ist vor allem in B2B-Unternehmen weit verbreitet. So haben Untersuchungen ergeben, dass 48 % der Fertigungsunternehmen nach wie vor Dokumente zur manuellen Dateneingabe verwenden.
Die unerwarteten Kosten der manuellen Datenerfassung
Die tatsächlichen Kosten der manuellen Dateneingabe bleiben oft unbemerkt.
Diese versteckten Kosten können Ihr Unternehmen jedoch in mehrfacher Hinsicht belasten:
1. Fehlerbedingte Kosten
Denken Sie an die Folgen eines einfachen Tippfehlers in der Adresse eines Kunden. Dieser könnte zu einer verpassten Lieferung, einem verärgerten Kunden und dem möglichen Verlust künftiger Aufträge führen. Multiplizieren Sie dies nun mit der Anzahl der Bestellungen, die Sie täglich bearbeiten. Selbst eine geringe Fehlerquote dürfte erhebliche Kosten verursachen, und zwar in Form von:
Überarbeitung und Korrekturen: Die Behebung von Fehlern kostet Zeit und Ressourcen und lenkt die Mitarbeiter von wichtigeren Aufgaben ab.
Probleme beim Kundenservice: Fehlerhafte Daten können zu Auftragsverzögerungen, Versandfehlern und frustrierten Kunden führen, die Ihren Kundenservice strapazieren und Ihren Ruf schädigen.
Umsatzeinbußen: Fehlerhafte Bestandsdaten können zu Fehlbeständen, verpassten Verkaufschancen und enttäuschten Kunden führen.
2. Zeitbedingte Kosten
Zeit ist Geld, und die manuelle Dateneingabe ist ein zeitaufwendiger Prozess. Jede Minute, die Ihre Mitarbeiter mit der manuellen Datenerfassung verbringen, ist eine Minute, die sie für wichtigere Aktivitäten nutzen könnten, z. B.:
Aufbau von Kundenbeziehungen: Anstatt Bestellungen manuell zu bearbeiten, könnte sich Ihr Team auf persönliche Kundenkontakte und die Intensivierung der Kundenbindung konzentrieren.
Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen: Statt Zeit für manuelle Dateneingabe zu verbringen, könnten Sie sie in Innovationen und den Ausbau Ihres Angebots investieren.
Datenanalyse für bessere Entscheidungen: Anstatt Daten einfach nur einzugeben, könnten Ihre Mitarbeiter sie analysieren, um Trends zu erkennen, Prozesse zu optimieren und das Unternehmenswachstum zu fördern.
3. Kosten durch ungenutztes Potenzial
Veraltete oder fehlerhafte Daten beeinträchtigen Ihre Fähigkeit, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Einige Beispiele:
Ungenaue Verkaufsdaten können zu einer fehlerhaften Bestandsverwaltung führen, die einen zu geringen oder zu hohen Lagerbestand von Produkten zur Folge hat.
Unvollständige Kundeninformationen stören Ihre Marketingbemühungen und hindern Sie daran, Ihre Zielgruppe effektiv anzusprechen.
Verzögerte Finanzberichte erschweren den Überblick über Ihre Leistung und die Identifizierung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial.
4. Versteckte Kosten einer sinkenden Mitarbeitermoral:
Seien wir ehrlich, die manuelle Dateneingabe ist mühsam und monoton. Das kann zu folgenden Problemen führen:
Weniger Motivation und Engagement der Mitarbeiter.
Erhöhtes Risiko von Burnout und Fluktuation.
Die Herausforderung, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten.
Der wahre Preis manueller Prozesse
Die direkten Kosten manueller Dateneingabe, wie Mitarbeitergehälter, sind leicht messbar – doch oft wiegen die versteckten indirekten Kosten noch schwerer.
Diese versteckten Kosten können sich schleichend auswirken und Ihre Produktivität und Rentabilität nachhaltig untergraben. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie die manuelle Dateneingabe Sie mehr kosten kann, als Ihnen bewusst ist:
Menschliches Versagen: Auch der fleißigste Mitarbeiter ist anfällig für Fehler, insbesondere bei sich wiederholenden Dateneingaben. Nach Angaben von Gartner ist die schlechte Datenqualität jedes Jahr für Verluste in Höhe von durchschnittlich 15 Millionen Dollar verantwortlich.
Zeitverlust: Die manuelle Datenerfassung ist ein zeitaufwendiger Prozess, vor allem wenn es um große Informationsmengen geht. Nahezu 60 % der Arbeitnehmer schätzen, dass sie über sechs Stunden pro Woche und damit fast einen ganzen Arbeitstag einsparen könnten, wenn die sich wiederholenden Aspekte ihrer Arbeit automatisiert werden.
Ungenutztes Potenzial: Ungenaue oder veraltete Daten erschweren die Entscheidungsfindung und verhindern, dass Sie Ihr volles Marktpotenzial ausschöpfen. Wenn Ihre Verkaufsdaten beispielsweise fehlerhaft sind, könnten Sie entscheidende Trends übersehen oder das Kundenverhalten falsch einschätzen – was letztlich zu verpassten Geschäftsmöglichkeiten führt.
Sinkende Arbeitsmoral: Die Dateneingabe ist oft repetitiv und eintönig, was zu einer sinkenden Arbeitsmoral und wachsender Unzufriedenheit der Mitarbeiter führt. Die Folge sind höhere Fluktuationsraten und Einstellungskosten.
Die Herausforderungen der manuellen Eingabe bei unterschiedlichen Datenformaten
Die manuelle Dateneingabe wird beim Umgang mit unterschiedlichen Datenformaten zusätzlich erschwert. Egal, ob es sich um Papierformulare, Tabellenkalkulationen oder PDF-Dateien handelt, jedes Format birgt seine eigenen Hürden:
Papierdokumente: Handschriftliche Formulare zu entziffern, beschädigte Dokumente zu bearbeiten und Informationen manuell in digitale Systeme zu übertragen, kann sich zum administrativen Albtraum entwickeln.
Tabellenkalkulationen: Tabellen sind zwar übersichtlicher als Papierformulare, aber dennoch anfällig für menschliche Fehler. Inkonsistente Formatierungen, fehlerhafte Formeln und versehentliches Löschen gefährden die Richtigkeit der Daten.
PDFs: Das Extrahieren von Daten aus PDF-Dateien kann sich als besonders schwierig erweisen, insbesondere wenn es sich bei den Dokumenten um gescannte Bilder und nicht um Textdateien handelt. Dies erfordert oft eine manuelle Neueingabe von Informationen, was das Fehlerrisiko weiter erhöht.
Der Weg zur Automatisierung: Ein kluger Schritt
Wir haben festgestellt, dass sich manuelle Dateneingabe zur großen Belastung für Ihr Unternehmen entwickeln kann. Aber was ist die Alternative?
Automatisierung!
Durch die Automatisierung der Dateneingabe kann sich Ihr Team auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, z. B. auf die Betreuung von Kunden oder die Optimierung Ihrer geschäftlichen Prozesse.
Darüber hinaus hilft Ihnen die Automatisierung bei der Steigerung von Präzision und Senkung der Kosten.
Die manuelle Dateneingabe kann sich wie ein notwendiges Übel anfühlen, aber das muss nicht sein. Indem Sie die Möglichkeiten der Automatisierung nutzen und Ihre Datenprozesse optimieren, sorgen Sie für mehr Effizienz und geben Ihrem Team wertvolle Zeit zurück. So können Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, Innovationen vorantreiben, Kundenbeziehungen verbessern und letztlich das geschäftliche Wachstum fördern.
