Umsatzsteuer Onlinehandel: Regelkonform ins Ausland verkaufen

Umsatzsteuer im Onlinehandel: Haben Sie alle notwendigen Daten und Technologien, die Sie benötigen, um Regelkonformität zu gewährleisten und Geldstrafen zu vermeiden?

Steuern sind ohnehin schon ein komplexes Thema für Unternehmen. Richtig kompliziert wird es bei der Einführung eines neuen Vertriebskanals, der Expansion in einen neuen Markt oder beides gleichzeitig. Konform zu bleiben kann kostspielig sein, sowohl in Bezug auf Zeit, Aufwand und Kapital. Und das ganz ohne Betrachtung der Konsequenzen für die Nichteinhaltung.

Unsicherheiten in Sachen Steuern sind jedoch kein Grund, eine Gelegenheit, wie den Verkauf ins Aulsand, ungenutzt zu lassen. Insbesondere wenn es technologische Lösungen gibt, die es einfacher machen, komplexe, unbekannte Steuergesetze zu verstehen und zu befolgen.

Um Ihnen zu helfen, die Herausforderungen der indirekten Besteuerung besser zu verstehen und Ihre Umsätze grenzüberschreitend oder demografisch zu steigern, haben wir die Experten von Avalara befragt – Scott C. Peterson, Vizepräsident für US-Steuerpolitik und Regierungsbeziehungen und Richard Asquith, VP Global Indirect. Avalara ist ein auf indirekte Steuerlösungen spezialisierter Partner von Sana.

Hinweis: Die Gesetzgebung zu indirekten Steuern wie Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer kann von Land zu Land sehr unterschiedlich sein. Dies macht es unmöglich, jeden einzelnen Aspekt in einem einzigen Artikel zu behandeln. Aus diesem Grund haben wir den Umfang unseres Artikels auf drei Regionen beschränkt: die USA, die Niederlande und Deutschland.

Der Verkauf ins Ausland eröffnet neue Wege für Wachstum, aber nicht ohne Preis. Fehlendes Verständnis und die Nicht-Einhaltung der Steuergesetze des neuen Marktes kann schwerwiegende Folgen haben. Wir haben die Experten von Avalara zu den Herausforderungen der indirekten Besteuerung befragt und wo die Unterschiede zwischen den USA und Europa liegen.

Was sind die häufigsten Probleme mit indirekten Steuern, die Sie in den USA sehen?

Scott C. Peterson: Die US-Bundesregierung hat keine indirekten Steuern. In den USA ist die große Herausforderung mit allen staatlichen und lokalen Regierungen, die diese Art von Steuer haben, auf dem Laufenden zu bleiben. In Nordamerika gibt es mehr als 16.000 indirekte Steuerhoheitsgebiete und viele von ihnen haben unterschiedliche Steuerregeln und Steuersätze.

Wenn es um den Verkauf in die USA geht, müssen Unternehmen mit indirekten Steuern auf staatlicher und lokaler Ebene umgehen. Dies erhöht die Komplexität erheblich.

Ein Unternehmen muss wissen, wo es sich für einzelne Staaten registrieren muss – manchmal müssen sich Unternehmen sogar bei Städten und Bezirken registrieren lassen. Darüber hinaus variieren die lokalen Vorschriften in Bezug auf was besteuert wird, wie viel Steuer einzubehalten ist und wie Sie eine Rückgabe einreichen und die Steuer zahlen.

Und welche allgemeinen Herausforderungen für indirekte Steuern sehen Sie in den Niederlanden und Deutschland?

Richard Asquith: Die Herausforderungen für diese zwei Länder sind identisch, da sie beide Mitglieder der Europäischen Union sind und daher der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (Gesetz) folgen müssen.

Für den Verkauf in die europäischen Länder bestehen die beiden größten Herausforderungen darin zu wissen, wo sich die Umsatzsteuer registrieren lässt und sich mit der Bürokratie der Registrierungen zu befassen.

Um zu wissen, wo sie sich registrieren müssen, müssen Unternehmen die Schwellenwerte für die Mehrwertsteuerregistrierung nachverfolgen. Alle drei dieser europäischen Länder haben die gleiche jährliche Verkaufsschwelle von etwa 100.000 € pro Jahr. Aber die meisten anderen EU-Länder haben eine viel niedrigere Schwelle. Das manuelle Nachverfolgen von Schwellenwerten kann eine zeitaufwendige Aufgabe sein.

Unternehmen müssen auch verstehen, dass die Art und Weise, wie sie den Handel verwalten, Auswirkungen auf die Registrierungsanforderungen hat. Fragen wie wer für die Zollabfertigung verantwortlich ist, beeinflussen, ob eine Registrierung erforderlich ist. Zudem haben nicht alle Unternehmen die gleichen Richtlinien. Immer mehr Unternehmen melden sich an, sodass ihre B2C-Kunden keine lästigen Zoll- und Einfuhrumsatzsteuer zahlen müssen. Dies erfordert die Registrierung der US-Einheit.

Die Mehrwertsteuer registriert zu bekommen ist ein bürokratischer und sehr manueller Prozess. Alle Länder haben unterschiedliche Anforderungen an die auszufüllenden Formulare und erforderlichen Belege. Deutschland und die Niederlande benötigen alles auf Deutsch und Niederländisch. Die Niederlande verpflichten die US-Unternehmen, einen lokalen Steuervertreter zu bestellen, was die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften erhöht.

Was sind die möglichen negativen Auswirkungen, wenn diese Herausforderungen nicht bewältigt werden können?

Peterson: In den USA liegt die primäre Herausforderung darin, geprüft zu werden und in den Steuern, Strafzahlungen und Zinsen die aufgrund von Nichteinhaltung zu zahlen sind. Zudem ist es in den meisten Staaten strafbar, Geschäfte zu machen, ohne registriert zu sein. In allen Staaten gilt es ebenfalls als Verbrechen, die Steuer einzuziehen, ohne registriert zu sein.

Asquith: In den europäischen Länder werden bei Nichtregistrierung Bußgelder und Strafen erhoben. Häufig kommen diese auch mit kumulativen späten Zinszahlungen. Wenn ein US-Unternehmen versucht, in einem dieser Länder ohne die richtige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ware zu importieren, wird die Ware auf Lager gehalten.

Von B2B zu B2C expandieren

Es sind nicht nur neue Regionen, die Ihre Steuerpflichten beeinflussen können: Der erstmalige Verkauf an Endverbraucher kann auch eigene Herausforderungen mit sich bringen.

Welche neuen Rechtsvorschriften über indirekte Steuern müssen Unternehmen in Betracht ziehen, wenn sie über B2B-Verkäufe hinausgehen?

Peterson: In den USA sind viele B2B-Verkäufe steuerbefreite Geschäftskäufe. Die Herausforderung für den steuerbefreiten Kauf besteht darin, zu wissen, welche Produkte und Dienstleistungen von den Staaten ausgenommen sind, wer von der Steuer befreit ist und für welche Art von Nutzung ein Produkt möglicherweise ausgenommen ist.

Unternehmen, die auf B2C-Verkäufe expandieren, sollten sich der neuen Gesetzgebung bewusst sein, die darauf abzielt, mehr Verkäufer zum Einziehen von Steuern zu bewegen. Die Staaten werden kreativ mit der Art und Weise, wie sie Nexus definieren, um zu versuchen, einen Teil der Steuereinnahmen, die aufgrund von unversteuerten Onlineverkäufen verloren gegangen sind, wieder zu erfassen.

Asquith: In den europäischen Ländern ist die Mehrwertsteuer eine Steuer auf den Endverbraucher. Das bedeutet, dass US-Unternehmen immer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben müssen, wenn sie die Waren durch den Zoll führen und ohne erhebliche Einfuhr-Mehrwertsteuer an den Verbraucher verkaufen möchten.

Wie hat sich die zunehmende Verbreitung von Online-Verkäufen auf die indirekten Steuergesetze und -richtlinien ausgewirkt, insbesondere für den internationalen Vertrieb?

Peterson: Da immer mehr Verbraucher online in den USA einkaufen, werden viele dieser Verkäufe nicht besteuert, weil die Staaten nicht die Befugnis haben, diese zum Einzug der Steuern zu verpflichten. Das Ergebnis ist, dass die Staaten auf aggressive Maßnahmen zurückgreifen, um diese Unternehmen zu erreichen.

Viele Unternehmen wissen nicht, dass einige Staaten verlangen können, dass sie sich registrieren, um die Umsatzsteuer zu erheben, auch wenn die Unternehmen dort keine physische Präsenz haben.

Asquith: Viele europäische Länder, einschließlich der oben genannten, haben Milliardenbeträge bei Online-B2C-Mehrwertsteuerbetrug verloren. Dies hat dazu geführt, dass Länder drastische Maßnahmen und Kontrollen bei ausländischen Verkäufern durchführen. In zunehmendem Maße erfordern Spediteure und Lagerhäuser mehr dokumentarische Beweise dafür, dass Händler ordnungsgemäß Mehrwertsteuer-konform agieren.

Einhaltung der Steuerehrlichkeit mithilfe von Technologie

ERP-Systeme können bei Finanzabläufen und -prozessen viel Arbeit abnehmen. Sie sind aber nicht immer das richtige Werkzeug für die Verwaltung komplexer indirekter Steuerermittlungen. bei der Umsatzsteuer im Onlinehandel kommen spezielle Lösungen wie Avalara ins Spiel.

Wo greifen ERP-Systeme zu kurz, wenn es um Steuerautomatisierung geht und welche Auswirkungen hat dies auf Unternehmen und ihre Kunden?

Peterson: Einige Buchhaltungs- und ERP-Lösungen sind in der Lage, die Umsatzsteuer basierend auf Postleitzahlen zu berechnen, aber es gibt viele Fälle, in denen lokale Steuern selbst innerhalb einer einzelnen Postleitzahl variieren. Die Berechnung der Umsatzsteuer auf diese Weise wird nicht immer genau sein.

Sie neigen auch dazu, Probleme bei der Verwaltung von produkt- oder unternehmensbezogenen Ausnahmeregelungen zu haben – etwa die Berücksichtigung von Umsatzsteuer-Befreiung und die Bereitstellung eines aktuellen Freistellungszertifikats.

Asquith: Nur wenige ERPs können die unterschiedlichen Vorschriften für indirekte Steuern zwischen Ländern vollständig nachvollziehen, was bedeutet, dass Steuerberechnungen falsch sein können und Bußgelder anfallen. Darüber hinaus können sie die lokalen Steuererklärungen nicht erstellen oder archivieren. Dies schafft ein großes manuelles Problem, macht detaillierte Kenntnisse der verschiedenen  Regeln pro Land notwendig und erfordert viele manuelle Prüfungen einzelner Transaktionen.

Wie korrigiert Avalaras Steuerautomatisierungslösung diese Probleme?

Asquith: Avalara geht die Herausforderung der indirekten Besteuerung an. Das Programm kann den zum Zeitpunkt der Transaktion fälligen Mehrwertsteuer- oder Umsatzsteuerbetrag genau berechnen und dann am Ende eines jeden Monats oder Berichtszeitraums eine vollständig konforme Rendite erzielen. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht alle lokalen Gesetze verfolgen, fremdsprachliche Hindernisse in Angriff nehmen oder manuell versuchen müssen, Steuererklärungen zu erstellen.

Ab wann sollte ein Unternehmen eine Steuerautomatisierungslösung in Betracht ziehen?

Peterson: In den USA erfährt jedes Unternehmen, das sich mit dem Einziehen und Abgeben von Steuern in mehreren Staaten (oder sogar nur in einem der komplizierteren Staaten) beschäftigt, den Schmerz der manuellen Arbeit, die für die Suche nach den aktuellsten Raten und Steuerbarkeitsregeln für jeden einzelnen Kundenstandort anfällt.

Eine andere Situation, in der sich Unternehmen normalerweise mit Automatisierung befassen ist, nachdem sie einer Prüfung unterzogen wurden. Selbstverständlich ist es besser, den Automatisierungsprozess vorher zu beginnen. Unternehmen wissen aber häufig nicht, dass sie etwas falsch machen, bis der Prüfer es ihnen sagt.

Asquith: Einige Unternehmen können in einer begrenzten Anzahl von Fällen grenzüberschreitend handeln, ohne sich über die lokale indirekte Steuer Sorgen machen zu müssen. Dies wird jedoch wahrscheinlich eine schlechte Erfahrung für den Verbraucher bedeuten, der mit einer großen und unerwarteten Steuerrechnung konfrontiert werden könnte.

Der beste Zeitpunkt, über eine automatisierte Lösung nachzudenken ist, sobald ein Unternehmen anfängt, an den Verkauf ins Ausland zu denken.

Gibt es Branchen, die insbesondere von der Steuerautomatisierung profitieren?

Asquith: Die meisten Branchen profitieren von der Automatisierung der indirekten Steuern. In europäischen Ländern sind Verkäufer von Waren und digitalen Dienstleistungen für Verbraucher hervorzuheben. Nach eigenen Schätzungen der Europäischen Union kann die Rechnung für manuelle Einhaltung fast 6.000 € pro Jahr pro Land betragen.

Was die Zukunft bringt

Welche weiteren Änderungen in der indirekten Besteuerung und im Online-Verkauf erwarten Sie in diesen vier Regionen? Und wie können Händler sich vorbereiten?

Peterson: Ich glaube, dass die US-Bundesstaaten weiterhin aggressiver werden, bis sie von jedem Unternehmen, das sowohl in den USA als auch anderswo ansässig ist, Umsatzsteuer einholen.

Asquith: Mehr Betrugsbekämpfungsmaßnahmen in Bezug auf die Mehrwertsteuer werden erwartet.

Wir gehen davon aus, dass die großen Online-Marktplätze anfangen werden, von den Verkäufern auf ihren Plattformen den Nachweis der Mehrwertsteuer-Konformität zu erbringen. Es ist daher wichtig, sich vollständig registrieren und archivieren zu lassen, um nicht von den großen Märkten ausgeschlossen zu werden.

Bleiben Sie regelkonform mit ERP-integriertem E-Commerce

Lassen Sie sich bei einer Prüfung nicht erwischen. Mit Sana Commerce ist Ihr ERP-System der Motor Ihres Webshops. Das bedeutet, dass Ihre indirekte Steuerermittlung und -validierung nach Ihren bestehenden Geschäftsprozessen erfolgt.