Vertriebsoptimierung: 4 Dinge, die Vertriebler von ihrer täglichen To-Do-Liste streichen sollten

Effizienz ist eine Grundvoraussetzung für Vertriebsteams, die auf die Erreichung immer höherer Ziele hinarbeiten. Für Vertriebsmitarbeiter, die täglich viele Aufgaben jonglieren müssen, fällt oft mehr Verwaltungsarbeit an, als nötig. Von der Lead-Generierung über die Akquise, von Vorbesprechungen und Nachfassaktionen bis hin zu administrativen Aufgaben – Vertriebsteams sollten sich auf die Aktivitäten konzentrieren können, die zu Geschäftsabschlüssen und höheren Umsätzen führen.

In der neuen Folge unseres Podcasts „B2B E-Commerce Accelerated” erörterten Ruben Mink und Tim van Hattem, wie Vertriebsteams ihre Webshops zur Effizienzsteigerung nutzen können. Im Anschluss an ihre Diskussion haben sie vier praxisnahe Möglichkeiten genannt, wie Vertriebsteams ihre Arbeitsabläufe optimieren, Leistung steigern und Verkaufsziele erreichen können. Diese Tipps zur Vertriebsoptimierung möchten wir Ihnen hier im Artikel vorstellen:

Zusätzlich präsentiert Ihnen Tim van Hattem in unserem monatlichen Newsletter zum Thema Vertriebsoptimierung im B2B E-Commerce exklusive Best Practices und Expertentipps. Entdecken Sie zudem spannende Studien und aktuelle Trends.

#1: Ineffiziente Kaltakquise

Die Kaltakquise war einst eine bewährte Strategie für Vertriebsteams, um potenzielle Kunden zu erreichen. Heutzutage kann diese Technik jedoch weniger effektiv sein, insbesondere wenn sie zum falschen Zeitpunkt eingesetzt wird. Um von Anfang an erfolgreich zu sein und mögliche Fehler zu vermeiden, sollten alternative Kanäle wie soziale Medien oder E-Mail genutzt werden, um das Eis zu brechen.

Erster Ansatzpunkt sollte der Webshop Ihres Unternehmens sein. Diesen können Sie nutzen, um potenzielle Interessenten auf hilfreiche Inhalte aufmerksam zu machen und so eine Beziehung aufzubauen. Eine gut gestaltete Website ermöglicht es Ihren Vertriebsmitarbeitern, sich als vertrauenswürdige Berater und Thought Leader in Ihrer Branche zu positionieren.

Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass potenzielle Kunden den Kontakt zu Ihren Vertriebsmitarbeitern suchen und schließlich einen Kauf tätigen.

Ein weiterer effektiver Ansatz ist die Nutzung von Empfehlungen bestehender Kunden oder Partner, um Glaubwürdigkeit aufzubauen und das Vertrauen neuer Interessenten zu gewinnen. Indem Ihre Vertriebsmitarbeiter den Fokus auf den Aufbau von Beziehungen legen, können sie eine nachhaltige Pipeline qualifizierter Leads aufbauen und ihre gesamte Vertriebsleistung optimieren.

#2: Manuelle Auftragsverwaltung

Vertriebsmitarbeiter können sich leicht in der Bürokratie des Beschaffungswesens verlieren und so wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden, die besser in die Betreuung potenzieller Kunden investiert werden könnten.

Ein anschauliches Beispiel im Podcast von Ruben Mink betrifft einen Anbieter von Medizinprodukten, dessen Kundenbetreuer, Vertriebsleiter und Kundendienstteams viel Zeit damit verbrachten, mit Kunden zu korrespondieren, bei denen für die Bearbeitung einer einzigen Bestellung mehrere Beteiligte und Genehmigungen erforderlich waren. – Viel Spielraum für eine Vertriebsoptimierung!

Für diesen Zulieferer war es im Rahmen der Vertriebsoptimierung von großer Bedeutung, einen effizienteren Arbeitsablauf zu finden, der sicherstellt, dass seine Vertriebsteams keine wertvolle Arbeitszeit mit dem Lesen tausender E-Mails für einzelne Aufträge oder Kunden verschwenden.

Die Lösung: ERP-integrierter E-Commerce. Mit einem integrierten Webshop wäre das Unternehmen in der Lage, in seinem Webshop selbst verschiedene Genehmigungsstufen einzurichten. Dadurch könnten Kunden intern nahtlos Bestellungen aufgeben, ohne dass langer E-Mail-Verkehr erforderlich wäre. Gleichzeitig hätten die Vertriebs- und Kundendienstteams Zugriff auf das Backend, um stets auf dem Laufenden zu sein und melden zu können, falls es zu Verzögerungen kommt.

Durch die Integration von ERP-integriertem E-Commerce kann ein Prozess, der normalerweise mehrere Tage dauern könnte, auf nur wenige Stunden reduziert werden. So bleibt mehr Zeit für den erfolgreichen Verkauf und eine effiziente Auftragsabwicklung.

#3: Mikromanagement von Verwaltungsaufgaben

Relativ häufig halten sich Vertriebler mit administrativen Aufgaben auf, die wertvolle Zeit kosten. Um einen Verkauf abzuschließen sind viele Schritte nötig: Terminplanung, Dateneingabe, Follow-ups und vieles mehr. Obwohl diese Aufgaben zeitaufwändig sind, sind sie in der Regel notwendig und wichtig, um einen Verkauf erfolgreich abzuwickeln.

Hier kommt ein effektiver Webshop ins Spiel. Mit den richtigen Tools können Ihre Vertriebsteams die meisten administrativen Aufgaben automatisieren. Wir haben Ihnen einige Beispiele für zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben vorbereitet, die Sie 2023 automatisieren sollten:

• Bestätigen einer aufgegebenen Bestellung
• Nachverfolgung einer ausstehenden Rechnung
• Benachrichtigung über Produkte im Rückstand
• Manuelle Bearbeitung eingehender RMAs
• Gutschriftbearbeitung für zurückgesandte Bestellungen/Produkte

Durch die Optimierung dieser Vertriebsprozesse bleibt Ihren Vertriebsmitarbeitern mehr Zeit für den eigentlichen Verkauf. Indem Sie diese allgemeinen Verwaltungsaufgaben automatisieren, auslagern oder delegieren, können Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten.

#4: Bearbeitung von Kundenanfragen

Für Vertriebsteams ist der Aufbau und die Pflege enger Kundenbeziehungen ein entscheidender Faktor für ihren Erfolg. Dies bedeutet jedoch oft, dass sie einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit langwierigen Aufgaben verbringen, wie zum Beispiel:

• Unterstützung der Kunden bei Nachbestellungen
• Informieren der Kunden über neue Liefertermine
• Benachrichtigung der Kunden über den aktuellen Lagerbestand
• und vieles mehr.

Es ist wichtig, dabei den schmalen Grat zwischen der Kundenpflege und der Vermeidung von Ineffizienz im Auge zu behalten. Denn wenn Sie zu viel Zeit und Ressourcen auf einen einzelnen Kunden oder einen einzelnen Account konzentrieren, kann dies Ihren übergeordneten Verkaufszielen schaden und Ihre Fähigkeit, neue Beziehungen aufzubauen, beeinträchtigen.

Es gilt, ein Gleichgewicht zwischen exzellentem Kundenservice und effektiver Zeitplanung zu finden. Dies kann erreicht werden, indem Sie Ihre Kunden basierend auf ihrem potenziellen Wert priorisieren und Ihre Zeit entsprechend einteilen. Indem Sie dieses Gleichgewicht wahren, können Sie starke Kundenbeziehungen pflegen und gleichzeitig Ihre Verkaufsziele erreichen.

Tim van Hattem betont im Podcast, dass Kundenzufriedenheit und Umsatz die beiden häufigsten Treiber sind, die er bei B2B-Unternehmen beobachtet hat, die den Schritt in den Online-Bereich wagen möchten.

Vertriebsoptimierung Schlussfolgerung

Um ihre Zeit optimal zu nutzen und die Verkaufseffizienz zu steigern, können Vertriebsmitarbeiter die folgenden Punkte von ihrer täglichen To-Do-Liste streichen:

1. Unqualifizierten Leads hinterherlaufen: Priorisieren und qualifizieren Sie Leads effektiv und konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die mit größerer Wahrscheinlichkeit konvertieren werden.
2. Verwaltung komplexer Beschaffungsvorgänge: Bewältigen Sie die Komplexität des Beschaffungswesens durch den Einsatz der richtigen Tools.
3. Vermeidung von Mikromanagement bei Verwaltungsaufgaben: Das Mikromanagement von Verwaltungsaufgaben kann kontraproduktiv sein und zu geringerer Effizienz führen. Setzen Sie auf Automatisierung, Outsourcing oder Delegation, um Ihre Vertriebsmitarbeiter von lästigen Verwaltungsaufgaben zu entlasten.
4. Effiziente Beantwortung von Kundenfragen: Der Aufbau von Kundenbeziehungen ist zwar wichtig, aber durch die Schaffung eines nahtlosen Online-Erlebnisses können Sie die Frustration der Kunden minimieren und sicherstellen, dass Ihre Teams sich auf die Pipeline konzentrieren können.

Durch die Implementierung dieser Tipps der Vertriebsoptimierung können Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit optimal nutzen, die Vertriebsprozesse verbessern und bessere Ergebnisse erzielen.