ERP-Integration Guide: Alles zum Thema auf einen Blick

Was ist Enterprise Resource Planning (ERP)?

Große und kleine Unternehmen nutzen Enterprise Resource Planning (ERP)-Software, um ihre Geschäftsfunktionen zu optimieren und zu automatisieren, darunter E-Commerce, Customer Relationship Management oder auch das Personalwesen. Das Hauptargument für den Einsatz eines ERP-Systems ist, dass es ein zentraler Ort (und damit eine Single Source of Truth) für eine Vielzahl von Prozessen ist, die Ihr gesamtes Unternehmen nutzt.

Zudem werden damit Prozesse automatisiert, die gewöhnlich manuell durchgeführt werden. So kann ein ERP-System Informationen aus einem Kundenauftrag ziehen und die entsprechenden Finanzdaten automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware übermitteln.

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Was ist ERP-Integration?

ERP-Integration ist genau das, wonach es sich anhört: der Prozess, durch den eine Verbindung zwischen dem ERP-System und einem (oder mehreren) anderen System(en) bzw. einer (oder mehreren) anderen Anwendung(en) eines Unternehmens hergestellt wird. Die meisten Unternehmen nutzen mehr als nur ein System, um ihre diversen Geschäftsprozesse, wie CRM, EDI, PIM, ein Online-Portal, aber auch Analysetools, zu verwalten.

Kurz gesagt, geht es darum, alle Systeme zu verbinden, die ein Unternehmen zur Eingabe, Verwaltung, zum Tracking und zur Ausgabe von Daten nutzt.

In Onlineshops beispielsweise reichen Besucher eine Anfrage ein, fordern eine Demo an und/oder kaufen ein Produkt. Oder ein CRM-System wird genutzt, um Lead-Daten wie Anforderungen, Point Of Entry, Lead-Qualität, Position in der Vertriebskette, Kundendaten und Transaktionen zu verwalten. Aufgrund dieser Vielzahl an Daten, die an unterschiedlichen Orten gespeichert werden, ist es so wichtig, dass Ihre ERP-Software mit allen anderen Plattformen kommuniziert und Daten aus verschiedenen Kanälen synchronisiert. Und genau dafür sorgt eine ERP-Integration.

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Welche Vorteile hat eine ERP-Integration?

Was sind die Vorteile einer ERP-Integration Ihres ERP-Systems mit anderen Systemen in Ihrem Tech-Stack?

Single Source of Truth

Durch die Integration Ihres ERP-Systems mit anderen Systemen in Ihrem Tech-Stack ist gewährleistet, dass Daten aus unterschiedlichen Anwendungen, wie E-Commerce und CRM, in Ihrer ERP-Software immer auf dem neuesten Stand sind. Außerdem wird Mitarbeitern aus verschiedenen Teams und Abteilungen Zugang zu Omnichannel-Geschäftsdaten gegeben. So kann die Bestandsverwaltung beispielsweise auf den Echtzeit-Bestand der im Onlineshop verfügbaren Produkte zugreifen und bei einem geringen Produktbestand umgehend handeln.

Indem Sie die Daten aus Ihrem ERP-System als Informationsquelle für andere Systeme nutzen, schaffen Sie also eine Single Source of Truth für all Ihre Geschäftsinformationen und bieten Ihren Mitarbeitern eine konsistente Anlaufstelle im Falle von Unstimmigkeiten.

Automatisierte Geschäftsprozesse

Ihr ERP-System enthält sämtliche Informationen, mit denen Ihr Unternehmen reibungslos läuft: Produktspezifikationen, Preisdetails, Kundeninformationen… Alles, was Ihr Unternehmen für den täglichen Betrieb benötigt. Viele wichtige Geschäftsdaten kommen von anderen Anwendungen Ihres Tech-Stacks, z. B. aus dem Produktinformationsmanagement (PIM), dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM), der E-Commerce-Plattform usw.

Dass diese Systeme ständig miteinander kommunizieren und sich gegenseitig mit denselben Informationen versorgen, ist unerlässlich. Möglich ist dies nur durch Integration des ERP-Systems mit den entsprechenden Anwendungen. Die Alternative? Zeitintensive, manuelle Dateneingabe. Die Integration Ihres ERP-Systems unterstützt Sie bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen in diversen Abteilungen.

Zuverlässige Daten in Echtzeit

Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen und durch das Wegfallen der manuellen Dateneingabe ergibt sich ein weiterer Vorteil: Das Fehlerrisiko und die Wahrscheinlichkeit für fehlerhafte Daten durch menschliches Versagen sinken.

Wenn Teams mit den richtigen Daten arbeiten, kommt dies der Datengenauigkeit in der ERP-Software zugute. So müsste das Operations Teams ohne ERP-Integration Online-Kundenaufträge manuell eingeben – ein Risikofaktor, der am Ende zu Falschlieferungen und/oder dazu führt, dass das Vertriebsteam unpassende potenzielle Kunden anspricht.

Verbesserung der internen Effizienz

Da eine der zeitaufwändigsten Aufgaben (die manuelle Dateneingabe in das ERP-System) wegfällt, bleibt mehr Zeit für andere, wichtigere Tätigkeiten. Durch die ERP-Integration stehen außerdem 24/7 genaue Echtzeitdaten zur Verfügung. Diese können Sie problemlos nutzen, um aussagekräftige Erkenntnisse abzuleiten und wichtige Entscheidungen zu treffen.

Optimieren der Arbeitsabläufe

Die Integration Ihres ERP-Systems mit den wichtigsten Business-Tools, wie Projektmanagement, ermöglicht die Zentralisierung arbeitsbezogener Daten. Das heißt, dass alle im Unternehmen sehen können, woran andere arbeiten. Außerdem können Sie den Aufgaben Ihrer Mitarbeiter Prioritäten zuweisen und Prozesse planen.

Wenn Sie wissen, woran ein Team arbeitet, können Sie nicht nur sehen, ob die laufenden Aktivitäten den Unternehmenszielen dienen, sondern auch Aufgaben anpassen, sofern dies erforderlich ist. Haben Sie beispielsweise jemanden mit einem Projektbericht beauftragt und sehen dann, dass die Person gerade an einer wichtigen Entwicklungsaufgabe für ein Projekt arbeitet, können Sie die zugewiesene Aufgabe entsprechend umplanen.

Beschleunigung des Unternehmenswachstums

Durch die ERP-Integration können Sie außerdem schneller Conversions erzielen. Das bedeutet für Ihren Vertrieb, dass Sie, verglichen mit einem Unternehmen ohne ERP-Integration, in kürzerer Zeit mehr Website-Besucher in Leads und mehr Leads in Kunden umwandeln können.

Lead-Informationen aus dem CRM-System und E-Commerce fließen direkt in den E-Commerce, sodass alle Abteilungen gemeinsam auf spezifische Kundenanforderungen und -bedürfnisse hinarbeiten können. Tatsächlich werden in kürzerer Zeit mehr und mehr Leads bearbeitet, was einen doppelten Vorteil bietet: höhere Kundenzufriedenheit und höherer Umsatz.

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Wer profitiert am meisten von der ERP-Integration?

Das Tolle an ERP-Integration ist, dass alle davon profitieren. Ihre Mitarbeiter, (potenzielle) Kunden und Auftraggeber sowie Sie selbst. Und zwar so:

Marketing und Vertrieb

Marketing-Mitarbeiter sorgen sich mitunter, dass im Zuge der ERP-Integration die Zuständigkeitsbereiche in der Abteilung komplett erneuert werden. So ist ein Marketing Manager vielleicht in Sorge, dass sich die Integration auf den Umsatz auswirkt. Dabei profitiert das Marketingteam durch die Integration Ihres ERP-Systems mit anderen Geschäftsanwendungen gerade von genaueren Daten und mehr Erkenntnissen aus anderen Abteilungen.

Finance

Ihre Finanzabteilung wird sicherlich Bedenken bezüglich der Gesamtbetriebskosten (TCO) für die Integration Ihres ERP-Systems haben. Doch auf lange Sicht betrachtet ist die ERP-Integration kosteneffizienter. Eine ERP-Integration senkt die TCO, da die Hauptausgaben im Betriebskosten-Bereich anfallen, was die Investition langfristig und lohnenswert macht.

Hier sehen Sie ein Beispiel für die ERP-Integration mit einer E-Commerce-Seite: Einer unserer Kunden, Moto Direct, hat einen Sana Commerce-Onlineshop implementiert. (Zur Erinnerung: Unsere B2B E-Commerce-Plattform lässt sich direkt in Microsoft Dynamics und SAP ERP-Systeme integrieren.) Durch Integration des ERP-Systems mit dem B2B-Portal hat Moto Direct seine TCO um 27 % gesenkt. Nähere Informationen zu E-Commerce und TCO präsentiert Ihnen unserer Mitarbeiter Robert Pennings in diesem Video.

Mit einer neuen digitalen Strategie können Unternehmen ihre Investitionen in kürzester Zeit amortisieren, was bedeutet, dass das Geschäftsergebnis nicht darunter leidet.

Ihre Kunden

Die Customer Experience Ihrer Kunden ist heutzutage alles. Vor allem, wenn Sie eine E-Commerce-Plattform oder ein B2B-Portal nutzen, ist die Art des Online-Erlebnisses, das Sie Ihren Kunden bieten, der entscheidende Faktor dafür, ob ein Kunde bei Ihnen kauft. Wir sehen immer häufiger, dass B2B-Käufer das gleiche Kauferlebnis wie beim privaten Online-Shopping erwarten. Doch laut einer aktuellen Studie mit mehr als 1.000 B2B-Käufern haben die Befragten Schwierigkeiten damit:

• das richtige Produkt zu finden (32 %),
• konsistente Informationen über verschiedene Kanäle hinweg zu finden (29 %),
• genaue Preis- und Bestandsdaten zu erhalten (29%).

Ist Ihr ERP-System nativ in den Onlineshop integriert (wie bei Sana Commerce), bieten Sie Ihren Kunden rund um die Uhr korrekte Produkt- und Bestandsinformationen, da Änderungen im ERP-System in Echtzeit in Ihrem Onlineshop angezeigt werden.

IT

Ein wesentlicher Vorteil der ERP-Integration ist, dass Sie nur noch eine Datenbank pflegen müssen. Mit einer integrierten Datenbank profitiert Ihre IT-Abteilung von den folgenden Vorteilen:

Darüber hinaus hat seit 2020 die Wettbewerbsintensität auf dem Arbeitsmarkt zugenommen. Qualifizierte Arbeitskräfte sind immer schwieriger zu finden, was den Druck auf die vorhandenen IT-Mitarbeiter erhöht. Mit der Integration Ihres ERP-Systems sind Sie einen Schritt näher an der Reduzierung des manuellen IT-Arbeitsaufwands und können Ihre Fachkräfte dort einsetzen, wo sie gebraucht werden, um den reibungslosen Betrieb Ihres Tech-Stacks zu gewährleisten. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer neuesten IT-Studie: Die Folgen einer E-Commerce Fehlinvestition.

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Arten der ERP-Integration

Produktinformationsmanagement (PIM)

Produktinformationen über die gesamte Lieferkette hinweg zu verwalten, ist keine leichte Aufgabe. Doch mit einem PIM-System kann sie effizienter gestaltet und optimiert werden. Ein Produktinformationsmanagement (PIM)-System speichert Produktdaten und teilt sie mit anderen Anwendungen im Tech-Stack eines Unternehmens.

PIM-Systeme lassen sich sowohl in Ihr ERP-System als auch in Ihren Onlineshop integrieren. Mit einem PIM-System senken Sie die Kosten und verbessern Sie die Logistik der gesamten Lieferkette erheblich. Die Integration des PIM-Systems in Ihr ERP-System bietet außerdem den Vorteil, dass alle Produktinformationen in einem einzigen System verfügbar sind.

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Die Integration von CRM und ERP ist praktisch, um Kundendaten an einem Ort zu sammeln und zu speichern. Die Integration dieser beiden Systeme ist außerdem entscheidend, damit in den beiden Systemen keine Datensilos und ungenaue Informationen entstehen.

CRM- und ERP-Systeme können ähnliche und sogar dieselben Informationen enthalten, z. B. Name und E-Mail-Adresse eines Kunden. Wenn Sie diese beiden integrieren, müssen Informationen nicht mehr separat in zwei verschiedene Systeme verwaltet werden.

E-Commerce

ERP-E-Commerce bzw. integrierter E-Commerce steht für – Sie ahnen es – die Integration Ihres ERP-Systems in Ihr Webportal bzw. Ihren Onlineshop. Ähnlich wie bei der Integration von CRM- und ERP-System sorgt integrierter E-Commerce dafür, dass alle Daten in einer einzigen Datenbank (nämlich Ihrem ERP-System) gespeichert und gepflegt werden.

Die Verbindung von ERP-System und Onlineshop funktioniert in beide Richtungen: Alle Änderungen, die Sie im ERP-System vornehmen, werden im Onlineshop übernommen, und alle Änderungen im Onlineshop erscheinen im ERP-System. Egal wo die Änderungen erfolgen – die Informationen sind in beiden Systemen immer identisch.

ERP-E-Commerce kennt verschiedene Stufen der Integration. Für welche Integration Sie sich entscheiden, hängt hauptsächlich von Ihren Geschäftsanforderungen ab. Im nächsten Abschnitt lesen Sie mehr über die verschiedenen Arten der ERP-Integration.

Online-Marktplätze

Ein Online-Marktplatz ist eine Art Webportal, das Verkäufer und Käufer verbindet. Unternehmen nutzen diese elektronischen Marktplätze bzw. eMarktplätze vor allem, um Kunden abseits des eigenen E-Commerce-Shops zu erreichen. Beispiele für Online-Marktplätze sind Amazon, eBay, Alibaba, Etsy usw.

Durch die Integration von ERP und Marktplatz entsteht eine Verbindung zwischen Ihrem ERP-System und dem existierenden Kundenstamm von eMarktplätzen. Dies sorgt für einen besseren Auftragsmanagementprozess und Informationsfluss zwischen dem jeweiligen Marktplatz und Ihrem ERP-System. Nähere Informationen zur ERP und Marktplatz Integration finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden.

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ERP und E-Commerce: Wie verbinde ich die Systeme?

Es gibt vier verschiedene Arten von E-Commerce, die Sie mit Ihrem ERP-System verbinden können.

1. Native ERP-Integration
2. Warenkorb
3. Drittanbieter-Konnektoren
4. Schnittstelle

Native ERP-Integration

Bei nativer ERP-Integration wird Ihre E-Commerce-Plattform in das ERP-System integriert, wodurch ERP-System und Onlineshop zu einer Einheit verschmelzen. Die Integration von Front- und Backoffice-Systemen sorgt bei dieser Lösung für einheitliche Daten im ERP-System und Onlineshop. Der Hauptvorteil von ERP-integriertem E-Commerce ist, dass jede im ERP-System erfolgte Änderung in Echtzeit im Onlineshop übernommen wird. Dadurch ist Ihr Onlineshop rund um die Uhr aktuell.

Es bedeutet zudem weniger Arbeit für Ihre Teams, da nur noch eine Datenbank gepflegt und Änderungen nur in einem System vorgenommen werden müssen. Ein gutes Beispiel für ein natives ERP-integriertes Webportal ist unsere eigene E-Commerce-Plattform, Sana Commerce Cloud.

Warenkorb-Software

Warenkorb-Software ist eine „Mainstream“ E-Commerce-Lösung für weniger komplexe B2C-Anwendungsfälle. Beispiele für Warenkorb-Software sind BigCommerce, Shopify, WooCommerce und Adobe Commerce (ehemals Magento).

Drittanbieter-Konnektoren

Mit Konnektoren sind Drittanbieter-Anwendungen gemeint, die dazu dienen, eine E-Commerce-Plattform mit einem ERP-System zu verbinden. Diese Art der Verbindung ist nicht integriert, was bedeutet, dass Daten im Onlineshop und ERP-System nicht in Echtzeit, sondern manuell synchronisiert werden müssen.

Schnittstelle

Eine Schnittstellenlösung sorgt für eine oberflächliche Verbindung Ihrer E-Commerce-Website mit dem ERP-System. Die Schnittstellenlösung ist nicht in das ERP-System integriert, sondern darauf „aufgesetzt“. Auch sie braucht einen Konnektor, um Daten zwischen Ihrem ERP-System und dem Online-Portal zu synchronisieren. Genau wie bei Warenkorb-Software und Drittanbieter-Konnektoren müssen bestimmte Daten, die es in Ihrem ERP-System bereits gibt, aufgrund von Beschränkungen der Software in der Anwendung neu erstellt werden.

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Die wichtigsten Erkenntnisse zusammengefasst

Wenn Sie mehr über die Vorteile der Integration Ihres ERP mit Ihrem E-Commerce-Shop erfahren möchten, lesen Sie unser Whitepaper: Die Vorteile einer integrierten Lösung.