Was ist O2C (Order to Cash Prozess)

Die einzelnen Schritte des Order-to-Cash Prozesses

1. Kundenbestellung:

Der O2C-Prozess beginnt, sobald ein Kunde ein Produkt oder Dienstleistung bei einem Unternehmen bestellt. Ein effizientes Auftragsverwaltungssystem sorgt dafür, dass der Kunde seine Bestellung einfach und schnell aufgeben kann.

2. Auftragsabwicklung und Versand:

Die Bestellung des Kunden wird vorbereitet und versandt, oder es wird ein Servicetermin vereinbart.

3. Rechnungsstellung:

Es wird eine Rechnung erstellt und an Ihren Kunden zur Zahlung geschickt.

4. Debitoren:

Ausstehende Rechnungen werden gekennzeichnet und von Debitorenbuchhaltern überprüft.

5. Kundenzahlungen:

Entgegennahme von Kundenzahlungen und Kundendienst zur Beilegung etwaiger Streitigkeiten.

6. Zahlungserfassung:

Nach Eingang der Zahlung für eine Bestellung verbucht die Debitorenbuchhaltung diese im Hauptbuch.

7. Berichterstattung:

Die Berichterstattung über den Order-to-Cash-Prozess ist notwendig, um Performancedaten zu erhalten. Diese Daten liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, was in dem O2C-Prozess funktioniert und was verbessert werden muss.

Warum ist O2C wichtig?

Der Order-to-Cash Prozess ist ein komplexes System, das sich aus verschiedenen Aktivitäten und Beteiligten zusammensetzt. Er bezieht sich auf das gesamte Auftragsverwaltungssystem (Order Management Systems) eines Unternehmens – von dem Moment, in dem ein Kunde eine Bestellung aufgibt, bis hin zur Auftragsabwicklung.

Ein erfolgreicher Order-to-Cash Prozess sorgt nicht nur für reibungslose logistische Abläufe, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, in allen Geschäftsbereichen Spitzenleistungen zu erbringen:

Der O2C-Prozess wirkt sich auf jeden Teil des Unternehmens aus. Ohne ein nahtloses System kann es zu Verzögerungen bei der Auftragsbearbeitung, der Auftragsabwicklung, dem Versand, der Rechnungsstellung und letztendlich dem Cashflow kommen.

Wenn ein Schritt in diesem Prozess verlangsamt wird oder gar ausfällt, wird die nachfolgende Komponente darunter leiden, was sich negativ auf das Unternehmen und seine Kunden auswirkt.

Aufgrund dieses fein ausbalancierten Geschäftsökosystems ist die Optimierung des O2C-Systems von entscheidender Bedeutung. Schließlich ist es viel Arbeit, Kunden zum Bestellvorgang zu bringen, also sollten auch dafür gesorgt werden, dass sie sich problemlos durch den Prozess bewegen.

Wie sieht das Order-to-Cash-Management für die meisten Unternehmen heute aus?

Laut Aberdeen, einem führenden Unternehmen im Bereich der Optimierung des Sales Funnels, führen 80 % der Unternehmen das O2C-Management immer noch über manuelle Prozesse durch.

Dieser Ansatz birgt nicht nur das Risiko von Dateneingabefehlern, sondern verschwendet auch Ressourcen, die besser für das Wachstum Ihres Unternehmens genutzt werden könnten. Außerdem leidet die Effizienz und es entstehen höhere Betriebskosten.

Wenn Sie zu den verbleibenden 20 % der fortschrittlichen Unternehmen gehören, kann die Automatisierung Ihres O2C-Prozesses zu mehr Umsatz, höheren Gewinnspannen und größerer Kundenzufriedenheit führen. IBM schätzt, dass Unternehmen, die Best Practices zur Verbesserung ihres Order-to-Cash-Prozesses eingeführt haben, 81 % effektiver im Auftragsmanagement sind.

Wie Sie Ihren O2C-Prozess optimieren können

Wenn Sie Probleme mit Ihrem Order-to-Cash-Zyklus haben, ist es vielleicht an der Zeit, diesen zu automatisieren. Durch die Automatisierung werden Sie und Ihr Team besser für die Auftragsverwaltung gerüstet, da die üblichen Herausforderungen, die mit manuellen O2C-Prozessen verbunden sind, beseitigt werden.

Durch die Beseitigung sich wiederholender Buchhaltungsaufgaben wird eine automatisierte Rechnungsstellung ermöglicht und der gesamte Cashflow verbessert.

Warum Sie Ihr Order-to-Cash-Management automatisieren sollten

Ohne O2C-Prozess Automatisierung können viele Probleme auftreten, die Ihnen das Leben schwer machen. Wahrscheinlich gibt es lange Vorlaufzeiten, Beschwerden von unzufriedenen Kunden, eine inakzeptable Anzahl von Versandfehlern und natürlich verspätete Zahlungen aufgrund einer mangelhaften Auftragsverwaltung.

Die Vorteile einer Automatisierung und Rationalisierung Ihrer Order-to-Cash-Prozesse sind enorm. Ihr Team wird nicht nur effizienter und effektiver bei der Auftragsverwaltung, sondern kann auch die mit manuellen O2C-Prozessen verbundenen, häufigen Herausforderungen überwinden.

Durch die Automatisierung können Sie Probleme beseitigen, die bei der manuellen Verwaltung von Aufträgen auftreten, wie z. B.:

Ein weiterer großer Vorteil der Automatisierung Ihres Order-to-Cash-Prozesses ist die Beseitigung eines langsamen Cashflows. In der bereits genannten Aberdeen-Studie hob ein Umfrageteilnehmer hervor, dass sein Unternehmen mit einem automatisierten Order-to-Cash-Management-Prozess seine Gewinnspannen erhöhen und die Kosten senken konnte:

„Durch die Neugestaltung unserer Prozesse und deren Abbildung in unserem ERP-System konnten wir die [ausstehenden Forderungen] (DSO) um 40 % senken. Da unsere Umsätze um 30 % stiegen, konnten wir die Gewinnspannen um weitere 20 % erhöhen, indem wir den Bestand an Artikeln mit geringer Umschlagshäufigkeit reduzierten. Wir haben auch die Zahl der verspäteten Lieferungen reduziert.“

Was sind die größten Herausforderungen bei der Automatisierung von Order-to-Cash-Prozessen?

Wenn die Automatisierung von O2C-Prozessen problemlos und einfach wäre, würde jedes Unternehmen sie bereits durchführen. Was sind also die Probleme, die gelöst werden müssen? Unternehmen, die eine Verbesserung in Betracht ziehen, fragen sich oft:

1. Ist es zu zeitaufwändig?

Die vollständige Integration und Automatisierung Ihrer Bestell-, Abwicklungs-, Abrechnungs- und Zahlungssysteme kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie müssen sich die Zeit nehmen und Ressourcen mit dem nötigen Fachwissen bereitstellen, um die Prozesse zu entwickeln und auszuführen. Sobald das Projekt jedoch abgeschlossen ist, kann es die Gesamtdauer Ihres bestehenden Order-to-Cash-Zyklus um Tage oder sogar Wochen verkürzen.

Laut Salesforce setzen nur 10 % der Unternehmen erfolgreich die automatisierte Bewertung und Bereinigung ihrer Stammdaten ein. Wenn Sie also zu den 90 % der Unternehmen gehören, die dies manuell durchführen, sollten Sie damit rechnen, dass dies einige Zeit in Anspruch nimmt. Aber es wird sich lohnen, und wenn Sie Ihre Daten von Anfang an recht sauber halten, werden Sie sich einen Teil dieser Arbeit ersparen.

2. Wir haben eine große Menge an Daten. Wird das ein Problem sein?

Die Bereinigung Ihrer Stammdaten ist ein wichtiger Bestandteil des Prozesses zur Optimierung der Auftragsabwicklung. Schlechte Datenqualität ist für einen erheblichen Teil der Geschäftsprozesskosten verantwortlich, und früher oder später müssen die Daten ohnehin bereinigt werden. Wenn Sie jedoch die Daten nutzen, die bereits in Ihrem ERP-System vorhanden sind, können Sie doppelte oder veraltete Daten eliminieren. Allein die Beseitigung von Dateneingabefehlern wird garantiert zu schnelleren O2C-Zyklen führen.

Unser Report Der Digitale Wandel im B2B-Einkauf von 2019 (der Vorläufer unserer diesjährigen Studie „B2B-Einkauf im digitalen Wandel“) bietet noch mehr Einblicke, wie kostspielig manuelle O2C-Prozesse sein können:

• Die manuelle Auftragserfassung verursacht bei 7 % der B2B-Unternehmen täglich und bei 33 % aller Unternehmen wöchentlich oder monatlich Fehler.
• Für 74 % der Hersteller, 83 % der Großhändler und 81 % der Distributoren verringern Fehler bei der Auftragserfassung die Rentabilität um bis zu 25 %.
• Drei Viertel der B2B-Unternehmen stellen fest, dass Fehler bei der Auftragserfassung ihre Prozesse um bis zu 25 % weniger effizient machen.

Viele dieser Probleme können durch die Echtzeit-Integration Ihres E-Commerce-Systems in Ihre ERP-Lösung gemildert werden.

Wie kann die integrierte E-Commerce-Lösung von Sana Commerce Ihnen helfen, das Order-to-Cash-Management zu rationalisieren und zu automatisieren?

Wie andere Projekte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert die Implementierung eines neuen und verbesserten O2C-Prozesses eine Kombination aus Planung und Ressourcen. Glücklicherweise macht Sana Commerce dies einfach.

Mit der Lösung von Sana Commerce wird der gesamte Order-to-Cash Zyklus durch genaue Echtzeitdaten aus Microsoft Dynamics oder SAP ERP unterstützt und verbessert. So können Sie Ihrem Team und Ihren Kunden eine einzigartige Kontrolle über Kontoverwaltung, Kundenfakturierung, Angebots- und Auftragsverwaltung, RMA und vieles mehr bieten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sana Ihnen helfen kann, Ihren Order-to-Cash-Prozess zu optimieren, indem es die Leistungsfähigkeit Ihres ERP nutzt.

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