Ein Produktinformationsmanagement-System, kurz PIM System, speichert Produktinformationen, damit diese von Webshops, Print-Katalogen, Social Media, Online-Marktplätzen und dem unternehmenseigenen ERP-System abgerufen werden können.
Ein Produktinformationsmanagement (oder PIM)-System ist der Ort, an dem alle produktrelevanten Informationen gespeichert und verwaltet werden. Dazu zählen Bilder, Videos, Kategorien, Kollektionen, Produktspezifikationen wie Zertifikate sowie Gebrauchsanweisungen.
Ein PIM System dient, zusätzlich zum ERP-System, als Single Source of Truth für Produktinformationen und -spezifikationen. Es enthält Produkt-Freigabe-Workflows mit Details dazu, wann Produkte freigegeben werden können. Es speichert Informationen wie Unternehmensrollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten, so u. a. Vertrieb, Marketing und Produktmanager.
Das PIM System exportiert die Produktinformationen in verschiedene Kanäle, wie Webshop, Print-Kataloge, Social Media oder auf die Unternehmenswebsite.
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Der größte Vorteil des PIM Systems, den Unternehmen häufig übersehen, ist das Vorantreiben des Unternehmenswachstums. Laut Forrester „gewinnen Teams, die PIM nutzen, Kunden und erweitern ihre Märkte“. Doch es gibt noch viele weitere Gründe für den Einsatz eines PIM Systems zusätzlich zum ERP:
Ein PIM-System ist ideal für Unternehmen, die eine Omnichannel-Strategie verfolgen, da es Kunden eine nahtlose Produkterfahrung über verschiedene Kanäle hinweg garantiert. Alle Online-Produktinformationen sind standardisiert. Das heißt, dass Unternehmen nicht länger mehrere Systeme verwalten müssen, um die Konsistenz dieser Informationen zu gewährleisten.
Abteilungen wie Marketing und Vertrieb wird in größeren Unternehmen kein Zugriff auf das ERP-System gewährt, das heißt, sie können Produktbeschreibungen und -spezifikationen nicht ändern. Mit einem PIM-System erhalten sie Zugriff auf diese Informationen und können Produktdaten bei Bedarf jederzeit problemlos anpassen.
Daten über mehrere Systeme zu verteilen, kostet Zeit, Geld und wertvolle Ressourcen. Mit PIM sind Unternehmen in der Lage, ganz einfach über alle Kanäle auf Produktinformationen zuzugreifen und diese zu aktualisieren. Ein PIM-System fasst alle Produktinformationen in einer Datenquelle zusammen. Diese Informationen sind nach Sprache und Produktgruppe kategorisiert. Jetzt müssen Sie nicht mehr Produktinformationen aus verschiedenen Abteilungen oder Datenquellen abfragen.
Die PIM-Verknüpfung ermöglicht den sofortigen Zugriff auf alle Produktinformationen. Eine Verbindung zwischen Ihrem ERP- und dem PIM-System ist auch nützlich, um den Produktkatalog auf dem neuesten Stand zu halten. Der Export in verschiedene Kanäle (z.B. Kataloge, Preislisten, Newsletter und Marktplätze) erfolgt immer aus dem PIM-System selbst. Unternehmen, die ein PIM-System nutzen, berichten über eine Zeitersparnis von 80 Prozent, um neue Produkte erfolgreich einzuführen und zu verkaufen.
Ein PIM- und ein ERP-System müssen aufeinander abgestimmt werden. Es ist entscheidend, dass die Produktdaten in beiden Systemen gleich sind, da andernfalls die Datenintegration nicht reibungslos verläuft.
Die Anschaffung eines PIM Systems ist ein finanzieller Aufwand. Eine oder mehrere zusätzliche Sprachen machen die Lösung bei vielen PIM-Anbietern gleich komplexer und damit kostspieliger.
PIM-Lösungen sind nicht für alle Unternehmenstypen gleichermaßen geeignet. Mit PIM verbessern Sie nicht wie durch Zauberhand Ihre E-Commerce-Performance, sondern standardisieren und bereichern lediglich Ihre Produktinformationen.
Ideal ist es vor allem für Unternehmen, deren ERP-System nicht für das Verwalten von Geschäftsprozessen gemacht ist bzw. nicht mit übermäßig vielen Produktspezifikationen umgehen kann. Und auch große Unternehmen, die mit PIM ihre Omnichannel-Strategie stärken möchten, profitieren von einem PIM System.
Einheitliche Produktinformationen und -spezifikationen über alle Kanäle hinweg werden immer wichtiger und dadurch steigt die Beliebtheit von PIM Systemen. Dank Internet sind Produktvergleiche heute transparent wie nie, und Unternehmen können sich keine Fehler mehr leisten: Bietet das Online-Erlebnis nicht genügend Daten und Funktionen oder ist es nicht aktuell, wechseln Kunden in Sekundenschnelle zum nächsten Anbieter.
Um die im Onlineshop präsentierten Inhalte zu ergänzen, egal ob Sie eine Schnittstellen-Lösung oder eine integrierte nutzen möchten, kann eine dritte Lösung genutzt werden: eine EZ-Base oder ein PIM-System.
Ein PIM-System ist in der Lage Produktdaten direkt aus dem ERP-System zu beziehen und sie mit Vereinheitlichungen und Produktinformationen zu bereichern und zu vervollständigen. Sana Commerce überträgt dann die organisierten und einheitlichen Daten aus dem PIM-System auf die Webseite.
Als Resultat kann eine Produkt-Zielseite allumfassende Produktinformationen, einschließlich detaillierter Zeichnungen und Downloads, anzeigen und zur Verfügung stellen.
Wie funktioniert das Ganze in der Praxis?
Stellen Sie sich einen Großhändler vor, der Produktdaten von vielen verschiedenen Lieferanten erhält. Jeder Lieferant bietet diese Produktdaten in einem anderen Format an. Diese Daten kommen nun im Informationssystem zusammen, werden gesammelt und bekommen ein einheitliches Content-Design.
Die Produktattribute werden auf die richtigen Felder und Formate abgebildet. Wenn beispielsweise Lieferant A und Lieferant B Produktdaten über Schrauben und Bolzen senden, der eine jedoch Zoll und der andere Zentimeter nutzt, werden die Daten vereinheitlicht.
Ohne diese Vereinheitlichung wäre es nicht möglich, Produkte zu vergleichen, nach bestimmten Produktattributen zu suchen oder passende Bolzen und Schrauben zu verlinken.
Darüber hinaus können zusätzliche Informationen wie neue Bilder hinzugefügt, oder Texte angereichert werden. Videos mit Installationsanleitungen, PDF-Dateien oder technische Zeichnungen sind Elemente, die problemlos in das System hochgeladen werden können.
Ob es notwendig ist, ein PIM-System zu nutzen hängt von zwei entscheidenden Faktoren ab:
Erstens sollte ein Unternehmen den Wunsch haben, seinen Kunden detaillierte Informationen zu präsentieren. Ein PIM-System zeigt nicht nur Produkt-Features sondern ebenfalls Qualitätsstandards, Instandhaltungsempfehlungen und Reparaturmöglichkeiten an.
Zweitens ist ein PIM-System für Unternehmen mit einem umfangreichen Produktkatalog empfehlenswert. Allerdings reicht es in manchen Fällen vollkommen aus, eine Lösung wie die von Sana zu nutzen, mit der sie Inhalte direkt aus Ihrem ERP-System in Ihren Onlineshop laden können.
Mit Sana können Sie zusätzliche Produktinformationen wie kurze Videos oder Bilder in Ihren Onlineshop hinzufügen. Für jedes Produkt Ihrer Datenbank können zusätzliche Informationen separat gespeichert werden.
Wenn Sie allerdings über einen großen Produktkatalog verfügen, hilft ein PIM-System viel Zeit bei der Verwaltung Ihres Kataloges zu sparen. Bei mehr als 15.000 Produkte ist ein PIM-System empfehlenswert, da es Ihnen ermöglicht, Arbeitsabläufe zu Ihrem Katalogmanagement hinzuzufügen und Ihrem Katalog-Management-Team spezifische Rollen und Berechtigungen zuzuweisen.
Außerdem ermöglicht es die Verteilung dieser Produktinformationen auf verschiedene Vertriebskanäle, wie zum Beispiel den Katalog und den Onlineshop.
Sana arbeitet mit den Entwicklern von Perfion und inriver zusammen. Beide Systeme arbeiten mit den Stammdaten aus dem ERP-System und sind mit diesem integrierbar. Das bedeutet, dass weder doppelte Datensätze noch doppelte Kosten entstehen.
Sana kann natürlich ebenfalls mit jedem anderen PIM-System arbeiten und installiert werden.
Ein PIM-System ist eine Investition. Erkundigen Sie sich daher im Voraus, ob es interessant, profitabel und nützlich ist. Erstellen Sie einen Business Case, der vom E-Commerce-Plan getrennt ist. Häufige Gegebenheiten, die für einen PIM-Business Case sprechen sind folgend:
Tipp 1: Interne Prozesse werden sich verändern. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die grundlegenden Prozesse und sehen Sie, wie die verschiedenen Abteilungen miteinander kommunizieren. Bestimmen Sie außerdem, wer Zugriff auf das Tool haben soll.
Tipp 2: Versuchen Sie, eine realistische Planung zu machen. Ihre ERP-Daten müssen in Ordnung sein. Das braucht Zeit! Denken Sie an die vielen Sprachen und komplexen Produkte, die auf dem neuesten Stand sein müssen. Und wer wird die Daten Ihrer Kunden verwalten? Informieren Sie z.B. die Vertriebspartner frühzeitig.
Tipp 3: Achten Sie auf einheitliche Beschreibungen in Ihrem Webshop. Zum Beispiel “20 mm” oder “20” oder “20mm”.
Tipp 4: Überprüfen Sie zunächst, welche Informationen Sie beschreiben möchten. Denken Sie dabei aus der Sicht des Kunden. Was möchte der Kunde über Ihr Produkt wissen (z.B. Material, zertifizierte Produkte, Farben, Formate und Garantien)? Erstellen Sie eine Matrix, um den richtigen Überblick zu erhalten und nach Sprachen zu kategorisieren. Auf diese Weise können Sie sehen, welche Informationen fehlen. Teilen Sie dann die Produkte in logische Gruppen ein.
Tipp 5: Berücksichtigen Sie SEO bei der Erstellung der Produktbeschreibungen. Schließlich möchten Sie, dass Ihr (potenzieller) Kunde Sie über Suchmaschinen finden kann.
Tipp 6: Behalten Sie immer den Überblick über Ihr ERP. Wenn Sie dies tun, haben Sie keinen zusätzlichen Aufwand.
Alle drei Systeme – ERP, Sana Commerce und PIM – ergänzen einander und haben unterschiedliche Zwecke:
Das ERP-System enthält und verteilt Stammdaten;
das PIM-System kreiert kategorisierten Inhalt, der für mehrere Vertriebskanäle wie Kataloge oder Onlineshops genutzt werden kann;
das Ziel von Sanas integrierter Software ist es, einen einzigartigen Onlineshop zu erstellen, in dem Ihre Kunden alles finden, was sie benötigen.
Gemeinsam bündeln diese drei Systeme alle verfügbaren und nötigen Produktinformationen und funktionieren als ein zentrales System.
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